M/Ein spannender Arbeitsplatz: Das Schulsekretariat
Ihr Nutzen
Die Mitarbeiterinnen eines modernen Schulsekretariats sind heute mehr denn je Assistentinnen, Planerin, Buchhalterinnen, Veranstaltungsmanagerinnen, „Kummerkasten“ für Lehrer und Schüler, „verlängerter Arm“ der Schulleitung. Die Tätigkeiten sind umfangreicher und vielseitiger geworden, sie fordern höhere fachliche und arbeitsorganisatorische Kompetenzen von Ihnen.
In diesem Seminar steht der praktische Arbeitsalltag im meist turbulenten Schulsekretariat im Vordergrund. Mit Übungen, zahlreichen Tipps und viel kollegialem Gedankenaustausch werden wir die Probleme und Fragen Ihres Arbeitsalltags bearbeiten. Der Focus in diesem Modul liegt darauf, mit neuen effektiven Arbeitstechniken Ihre planerischen Aufgaben mit mehr Ruhe und Gelassenheit anzugehen und dadurch mehr Entlastung für sich zu erlangen.
Themenübersicht
- Prioritäten kennen, setzen und einhalten. Was ist wichtig? Was dringend? Und was nicht? Auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren.
- Nachrichten effizient übermitteln – Zettel vermeiden
- Welche organisatorischen Alternativen bringen Entlastung?
- Wie es gelingt, gesteckte Tagesziele zu erreichen
- Mit Arbeitsunterbrechungen und Störungen umgehen
- Wie können Störungen reduziert werden? Unterbrechungen kurz und ergebnisorientiert halten
- Mit Leistungsdruck umgehen: Mit welchen Kniffen Sie selbst trotz hoher Papierstapel und Termindruck noch eine ausgeglichene Work-Life-Balance finden
- Erstellen eines persönlichen Aktionsplans
Ihr Nutzen
Der richtige Umgang mit Infos wird mehr und mehr zur Schlüsselkompetenz in Schulsekretariaten. Die Herausforderung besteht darin, die vielen verschiedenen Informationen zu selektieren, abzulegen und sie bei Bedarf auch schnell wieder zu finden. Dabei taucht die Frage auf, was ist eigentlich eine wichtige Information? Was muss ich aufbewahren? Was kann/muss ich weiterleiten? Diese und weitere Fragen stehen im Focus.
Dieses Seminar zeigt Ihnen, wie Sie den Informationsfluss im Schulsekretariat optimieren können. Sie sparen dadurch Zeit und Nerven.
Wir bauen auf den Themen aus Teil 1 auf. Wir werden Ihre Erfolge und Fragen, die sich aus der praktischen Umsetzung ergeben haben, austauschen.
Mit Übungen, Tipps und kollegialem Gedankenaustausch werden Sie weitere Ideen und Möglichkeiten entdecken, wie sie durch eine kluge Informationsorganisation zu Ihrer Entlastung beitragen können. Aber auch Ihr Team und ihre Vorgesetzten profitieren davon.
Themenübersicht
- Finden, statt suchen: Ablage gestalten
- Wann, was und wo wird abgelegt? Was muss/kann aufbewahrt werden?
- So bewältigen Sie den Postberg nach den Sommer- und Herbstferien
- Wiedervorlage gut organisieren
- Wie werde ich vom Voll- zum Leertischler?
- Arbeit planen – geplant arbeiten
- Mit nur 10 Minuten Zeit in der Woche einen reibungslosen Informationsaustausch zwischen sich und den Mitgliedern der Schulleitung sicherstellen
- Erstellen eines persönlichen Aktionsplans.
Ihr Nutzen
Mit zunehmender Autonomie der Schulen werden selbstsicheres Auftreten und Kommunikationskompetenzen im Schulsekretariat wichtig. Dies gilt besonders im Umgang mit Schülern und Eltern, aber auch in der Zusammenarbeit mit Lehrern und Vorgesetzten. Sie sind als kommunikative Allrounderin täglich gefordert. Das verlangt von Ihnen Fingerspitzengefühl und auch eine gehörige Portion „Standing“. Im Seminar werden Lösungsansätze speziell für die großen und kleinen kommunikativen Probleme des Schulalltags gegeben.
Der besondere Focus im Seminar: freundlich und bestimmt Klartext zu reden mit Kolleginnen, Kollegen, Vorgesetzten, Lehrern, Schülern und deren Eltern. Sie lernen, sich selbstbewusst ein- und durchzusetzen, vernünftige Kompromisse einzugehen und selbstbestimmt Grenzen zu setzen.
So tragen Sie in der Schule dazu bei, ein freundliches Arbeitsklima und funktionierendes Miteinander zu schaffen. Sie erhalten viele praktische Hilfestellungen für Ihren Arbeitsalltag und haben Gelegenheit, sich intensiv mit Kolleginnen anderer Schulen auszutauschen und Lösungen zu erarbeiten.
Themenübersicht
- „Ich, glaube wir reden aneinander vorbei!?“ Gute Alltagskommunikation mit allen – WIE und WAS funktioniert
- Bitten, Wünsche, Anweisungen positiv formulieren
- Selbstsichere Sprache: Erkennen, wie Sie sich verbal durchsetzen können
- Ideen für Ihren souveränen Auftritt
- „Das hätte ich jetzt nicht gedacht“! Wie Sie als Schulsekretärin auf andere wirken
- „Mal eben die Post wegbringen, zur Bank gehen und Blumen holen“: Was tun, wenn es langsam zu viel wird Abgrenzen und charmant „Nein“-sagen
- Ihr individueller Ideen-Plan für selbstbewusstes Auftreten
Ihr Nutzen
Kaum ein Arbeitsplatz in der Verwaltung ist so komplex wie der einer Schulsekretärin. Die vielfältigen Aufgabenbereiche erweitern sich ständig und Konfliktsituationen nehmen zu. Lehrer, Schüler, Eltern, Schulleitung, Verwaltung, Hausmeister – alle wenden sich oft gleichzeitig an Sie als Schulsekretärin. Alle haben stets ein wichtiges Anliegen. Eine echte Herausforderung! Dabei kristallisieren sich in Ihrem Arbeitsalltag Problemstellungen heraus, die immer wieder vorkommen. Zum Beispiel die permanente Erreichbarkeit, der Umgang mit unerwünschten Anrufern, eine gestörte interne Kommunikation oder auch persönliche Angriffe. Im Seminar werden Hilfestellungen für die von den Teilnehmerinnen als typisch erlebten Situationen gegeben und im Erfahrungsaustausch individuelle Lösungen erarbeitet.
Wir bauen auf den Inhalten aus Modul 3 auf. Die Möglichkeit der Reflektion Ihrer Erfahrungen, die sich aus der praktischen Umsetzung ergeben haben, werden ebenso Bestandteil dieses Moduls sein.
Themenübersicht
- Das Schulsekretariat als Kommunikationsschnittstelle – Übersicht über die wichtigsten Kommunikationsregeln bei schwierigen Gesprächssituationen
- Hilfreiche Gesprächstechniken für den Umgang mit schwierigen Eltern, Lehrern, Schülern, Hausmeistern.
- Gespräche zur Optimierung der Zusammenarbeit zwischen Schulleitungen und Schulverwaltungskräften
- Wenn das Telefon klingelt: Umgang mit Aggression, Beleidigungen und Endlosgesprächen am Telefon
- Verhalten bei Konflikten: den richtigen Ton finden und Konflikte möglichst schon im Vorfeld vermeiden
- „Jetzt reicht´s!“: Unangemessenen Gespräche effizient entgegenwirken
- Praxisbezogene Bearbeitung von Fallbeispielen der Teilnehmer/innen
Eingesetzte Methoden & Dauer
- Aktivierende Vorträge/Präsentationen; Einzelarbeit; Gruppenarbeit
- Praxisbeispiele/ konstruktives Trainerinfeedback
Dauer: Jedes Modul 1 Tag
Sie haben die Wahl! Sie können:
- alle Module zusammen buchen.
- Gerne auch in einem Ihnen zeitlich passendem Abstand
- können die Module auch einzeln gebucht werden.
Sprechenden Sie uns einfach an.
Leitung
Dagmar Westrich-Klem
Diplom-Pädagogin / Organisationspädagogin
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